کار خود را در 7 مرحله برون سپاری کنید - وبلاگ وبکو

به گزارش وبلاگ وبکو، روزنامه جام جم: این روز ها با پیشرفت کسب وکار های مختلف و ایجاد مجموعه های خدمات رسانی، هیچ کسب و کاری از صفر تا صد کارهایش را به تنهایی انجام نمی دهد. بیشتر کسب وکار ها فارغ از میزان رشدشان احتیاج دارند بعضی از کار ها و فرآیند ها را برون سپاری نمایند.

برون سپاری گاهی اوقات به یکی از گردنه های مهم برای رشد و توسعه کسب وکار تبدیل می گردد. همان قدر که می تواند اوضاع کسب وکار را به طور شگفت آوری متحول کند، می تواند موجب زمین خوردن کسب وکار نیز بگردد.

اما این مرحله از کسب وکار نیز مانند همه مراحل دیگر نکاتی دارد که به راحتی قابل یادگیری و به کارگیری است. فقط کافی است پیش از برون سپاری حواس تان را خوب جمع کنید و بعضی نکات را مد نظر قرار دهید. در ادامه هفت نکته مهم و ضروری که باید پیش از کار کردن با هر فرد یا مجموعه دیگری در نظر بگیرید را آنالیز خواهیم کرد. گاهی اوقات برون سپاری پیروز می تواند شما را چند پله به هدف نهایی نزدیک تر کند.

کاملا شفاف باشید

زمانی که با شرکت یا فردی که می خواهید با او همکاری کنید، مذاکره می کنید باید کاملا واضح و شفاف خواسته خود را مطرح کنید. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می نماید که بخواهید با فردی خارج از کشور با زبان مادری دیگر همکاری کنید. در این حالت باید حتما مطمئن شوید که در مذاکرات تان منظور خود را به صورت دقیق و واضح دریافت نموده باشد. اگر نتوانید خواسته خود را به صورت تعیین و دقیق مطرح کنید، در انتها کار نتیجه ای بسیار متفاوت با آنچه در ذهن تان بوده دریافت خواهید کرد.

گاهی اوقات کارآفرینان، زمانی که تصویر مبهمی از آنچه می خواهند در ذهنشان دارند و حتی نمی دانند چطور باید این ایده را عملی نمایند سراغ برونسپاری می روند و انتظار دارند آن فرد بتواند جا های خالی ایده شان را به درستی براساس چیزی که در ذهنشان هست تکمیل کند.

این موضوع را فقط می توانید از کارمندان تمام وقتتان انتظار داشته باشید. زیرا به دلیل حضورشان در مجموعه تا حد زیادی با دیدگاه کلی و ایده های شما آشنایی دارند و از طرفی، چون در نزدیکی شما هستند، هر لحظه که کارشان از جهت مورد انتظارتان خارج گردد، می توانید نظارت مستقیم بر روند انجامش داشته باشید و به موقع آن را اصلاح کنید.

کارمندان تمام وقت هر روز در دفتر کار هستند و می توانند بازخورد کارشان را مداوم در طول کار آنالیز نمایند. از طرفی با شیوه عملکرد مجموعه و قوانین انجام کار ها به خوبی آشنا هستند. اما افرادی که به صورت قراردادی کار خاصی را برایتان انجام می دهند، توجهی به این جزئیات ندارند. آن ها فقط همان کاری را انجام می دهند که از آن ها به صورت تعیین خواسته شده است. اگر این افراد بخواهند خودشان جا های خالی در ایده شما را تکمیل نمایند ممکن است جهت را به صورت کامل تغییر بدهند و حتی شما را از هدف نهایی دور نمایند، زیرا دیدی نسبت به کلیت عملکرد کسب وکارتان ندارند.

همواره جزئیات کاری را که می خواهید برونسپاری کنید مرحله به مرحله یادداشت نموده و آن را به صورت مکتوب به فردی که قرار است با شما همکاری داشته باشد تحویل بدهید و مطابق همین جزئیات کار را از او تحویل بگیرید.

کار را به فرد مناسب بسپارید

براساس حرف کسی کاری را به فرد یا مجموعه ای که نمی شناسید برون سپاری نکنید. در این مورد نیز باید به همان میزانی دقت کنید که برای استخدام کارمندان تمام وقت تان سختگیری می کنید. کار هایی که پیش از این انجام داده اند، می تواند منبع خوبی برای آگاهی از کیفیت کار باشد. توضیح وظایف و جزئیات کاری را که می خواهید به خوبی روشن کنید.

حتی اگر می توانید پروژه کوچکی را به عنوان نمونه کار پیش از آن که هزینه و وقت زیادی را صرف کنید به او بسپارید و به نوعی امتحانش کنید. اگر نتیجه نهایی با آنچه دنبالش هستید مغایرت داشت، بیشتر از این زمان تان را از دست ندهید و به دنبال فرد مناسب تری باشید. هرچه سریع تر از ناکارآمدی فرد یا شرکت آگاه شوید، ضرر کمتری به کسب وکارتان وارد می گردد. اگر این فرد را یکی از آشنایان یا دوستان نزدیکتان معرفی نموده باشد، به هیچ عنوان نباید خودتان را در معذوریت قرار دهید، زیرا می تواند آسیب های جدی به کسب وکارتان وارد کند.

بیشتر کارآفرینان هنگام انتخاب فردی برای برون سپاری کار دقت کافی نمی نمایند که این فرد چقدر سرش شلوغ است؟ آیا جایی کار ثابت دارد؟ در حال حاضر چند پروژه در دستش برای انجام دارد؟ گاهی اوقات یکی از دوستان تان ممکن است با فردی آشنایی داشته، اما او را از لحاظ کاری امتحان ننموده باشد؛ بنابراین بر اساس دوستی و آشنایی کارتان را به فردی نسپارید که به خوبی آنالیز ننموده اید.

منظم و با قاعده پیش بروید

بسیاری از کارآفرینان زمانی که می خواهند با فرد یا مجموعه ای وارد مذاکره کاری شوند، از مشاوران خبره کسب وکار یاری نمی گیرند. مهم نیست قرار است کار را به کسی در آن سوی جهان بسپارید یا دفتری در آن سمت خیابان! در بیشتر مواقع کارآفرینان به دلیل این که کسی که قرار است بخشی از خدمات را انجام دهد کارمند تمام وقت شان نخواهد بود یا قرارداد کوتاه مدتی خواهد داشت دقت کافی برای انتخابش به خرج نمی دهند یا در بعضی مواقع پیش از آغاز کار به میزان کافی با او مذاکره نمی نمایند. این بی توجهی می تواند موجب ارتباط حداقلی میان شما و فردی که کار را به او سپرده اید، گردد. در نتیجه ممکن است تفاوت فاحشی میان کاری که خواسته شده با کاری که تحویل می گردد، ایجاد گردد.

شاید در ابتدا به این موضوع فکر نکنید، اما حتی تفاوت زبانی و فرهنگی نیز می تواند تأثیر بسیار زیادی بر انتقال ناقص خواسته به فردی داشته باشد که قرار است آن را انجام دهد.

از طرف دیگر به دلیل این که افرادی که قرار است کاری را انجام دهند در شرکت و نزدیک تان نخواهند بود، ممکن است نظارتی بر روند انجام کار، کیفیت و سرعتش نداشته باشید.

این موضوع می تواند در ادامه مسائل زیادی به همراه داشته باشد. سعی کنید به طور پیوسته روند انجام مراحل حساس و مهم را آنالیز کنید. در این صورت اگر آن فرد در میان راه دچار اشتباهی گردد یا احتیاج باشد تغییری در طرح اولیه خود ایجاد کنید، می توانید در همین مرحله با هزینه کمتر و سرعت بیشتر انجام دهید.

در ارتباط باشید

در طول انجام فرآیند با همکارتان در ارتباط باشید. در خصوص هر مرحله با هم مصاحبه کنید و به جمع بندی برسید. می توانید برای ایجاد ذهنیت مناسب تر در صورت امکان محصول مشابهی را مثال بزنید. این کار مانند ساختن یک خانه است. زمانی که می خواهید به معماری بگویید خانه ای برایتان بسازد، تصویری از خانه های مورد علاقه تان را به او نشان می دهید. در این مورد هم باید سعی کنید تا جایی که می توانید ذهنیتی از آنچه مد نظرتان است را برای همکارتان ایجاد کنید.

هرچقدر بتوانید واضح تر و شفاف تر خواسته خود را مطرح کنید، احتمال رسیدن به خواسته تان در انتها کار بیشتر خواهد شد. برای مثال اگر کسی قرار است طراحی وبگاهتان را انجام دهد، سعی کنید دو یا سه وبگاهی را که طراحی و عملکردشان مطابق سلیقه و خواسته شماست به طراح وبگاه نشان دهید.

زمان تحویل را دقیق تعیین کنید

زمان بندی دقیق انجام مراحل کار و زمان تحویل نهایی اهمیت زیادی دارد. وقتی همه چیز براساس زمان بندی منطقی و دقیق پیش برود، هر دو طرف با هم صادق خواهند بود و مراحل پیشرفت کار قابل آنالیز و پیگیری خواهد بود. مدیریت زمان در انجام کار ها می تواند روند کار را در دستتان نگه دارد. اگر نتوانید زمان انجام فرآیند های برون سپاری را به طور دقیق زمان بندی کنید، نمی توانید زمان بندی انجام کار در مجموعه خود را به طور دقیق تعیین کنید، زیرا معمولا مراحل کار در یک مجموعه از ایده تا رسیدن به محصول نهایی به صورت پیوسته پیش خواهد رفت.

شیوه پرداخت مناسبی انتخاب کنید

بعضی مجموعه های خدماتی، هزینه خدماتشان را در ابتدای کار به صورت یکجا دریافت می نمایند. بعضی دیگر در فواصل زمانی تعیین هزینه را می گیرند. اما بسیاری از کارآفرینان ترجیح می دهند دستمزد را زمانی پرداخت نمایند که کار نهایی شده را دریافت کردند و از نحوه انجام کار رضایت داشتند.

اما این نحوه پرداخت کمی می تواند در نحوه انجام کار تأثیرگذار باشد، معمولاً زمانی که فرد دستمزدی در طول انجام طرح دریافت نمی نماید، رغبت خود را برای انجام کار تا حدی از دست می دهد و با دقت کامل کار نمی نماید؛ بنابراین یا کار بیش از زمان مورد انتظار طول می کشد یا نهایی نمی گردد یا کیفیت مطلوبی نخواهد داشت. حتی اگر نمی توانید در طول کار پرداختی نقد داشته باشید، سعی کنید از چک برای ایجاد اطمینان خاطر در فرد برای دریافت دستمزدش بهره ببرید و همه چیز را به انتها کار موکول نکنید.

مسؤولیت کار را به عهده بگیرید

زمانی که کاری را برون سپاری می کنید باید قادر باشید مسؤولیت تمام عواقب آن را به عهده بگیرید. یادتان باشد حتی اگر در انتهای کار آنچه را می خواستید تحویل نگرفتید، جهان به آخر نرسیده و تمام اشتباهات را به خاطر عصبانیت به گردن آن فرد نیندازید.

سعی کنید آرامشتان را حفظ کنید و سهم خود را در ایجاد این نتیجه نامطلوب در نظر داشته باشید. شاید زمانی که طرح اولیه را دیده بودید، باید نقشه خود را به طور کامل تغییر می دادید. کنترل خود را از دست ندهید. مواردی که به تغییر یا بهبود احتیاج دارد را تعیین کنید و به طور منطقی و سازنده آن ها را با همکار خود در میان بگذارید.

منبع: Entrepreneur